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从甜美电器上线顺景ERP过程看实施精要

2021-05-11

?  中山甜美电器有限公司成立于1993年,是专注于抽油烟机生产的企业,产品主要销往东南亚、欧洲、南美洲等。订单特点是小批量多规格,订单交期比较长,管理要求按销售订单采购物料,专单专用,一单一清。公司之前有用系统管理进销存,但没有财务模块,随着公司的不断发展,旧系统已不能满足管理需要,经多方对比,公司选定顺景ERP软件作为管理升级的系统。



  甜美电器因为管理需要,对系统有很多特殊要求,标准版系统不能满足,需要进行定制开发,所以在前期客户需求调研阶段,实施顾问赵江峰就这些需求与客户反复进行讨论与确认,再与研发部门探讨如何将客户的需求在定制开发的系统模块中实现,在这个过程中,实施顾问对客户需求的准确把握、理解和对系统数据逻辑的掌握是一个关键的桥梁,对修改哪个界面和缩短修改程序的时间都会有很大影响。


                                     

(甜美主要生产产品)

  甜美客户的特殊要求比较多,下面仅以成品订单的处理为例做说明。


  客户的订单分为成品订单和配件订单、散件订单三类,其中成品订单的处理比较特殊,他们的产品分不同的型号,由40多项的产品配置项控制,客户下单时会有产品型号,但配置项的每次可能会有一些变化,要求是在成品订单录入界面能带出标准产品型号的配置项并可更改,保存后产生成品物料编号(在销售订单号后加行号),并要将相关订单配置项的内容记录到存货档案中,另外存在返单的情况,这时成品的编码要与返单的成品编码一致。并且销售订单号要带到后续所有模块的操作界面和报表中,因为所有部门都是用这个编号做为查询和追踪依据。


  赵顾问与客户确认以上要求后,又与研发同事多次开会讨论解决方案,最终确定增加产品型号档案,记录标准的产品型号对应的配置项,另开一个成品订单录入界面,开发相应程序满足客户的特殊要求,并把系统中的客户订单号栏位锁定为销售订单号,这样就能满足客户的相关查询追踪要求。


  在大的框架更改完成并测试后,开始给客户培训,并在模拟操作过程中收集客户反馈的改进意见,甄别是否为必须更改的需求和紧急程度,再写需求单请研发同事改程序。这样就能保证系统既能按计划上线,又能提高客户的使用满意度。同时在这个过程中引导客户进行流程梳理和优化,通过系统加强相关管控。


  客户在测试过程中,也对相关的模块上线时间进行了调整,品质模块在上线前期先不上,待后续视情况再上,PDA 条码系统和SCM供应商管理系统也待ERP上线完成后再相继安排。


  由于客户的订单属于小批量多规格,成品的零部件多,一个销售订单能展算出20多张工令单及托外工令单。如果在订单生产充足的月份上线的话,会面临大量的期初工令单和托外工令单录入,同时相关人员还要处理日常的工作,可能会出现人手安排不过来,影响正常生产和系统的顺利上线,经过双方协商,最终确定正式上线时间为2021年2月。与原定的1月上线相比,虽然在系统中2021年少了一个月的数据,但也避免了因生产量太大导致的期初数据多,数据处理难的问题。


  客户经过前期的试用,对顺景ERP系统有了充分的信任,所以上线没有新旧系统并行的过程,直接切换到新系统。


  在系统上线实施的初期,各部门人员操作不太熟练,对系统模块的功能也不是十分清楚,还会出现很多模拟阶段未出现的问题,所以实施顾问会驻厂,现场解答各种问题。每天检查数据录入情况,对不能及时录入系统的数据帮客户分析原因,跟进相关部门及时处理。对涉及跨部门流程需要重新讨论的,及时主持召开会议,协商解决办法,使各部门达成共识,并在后续工作中检查落实情况。


  经过一到二周的时间,各部门的系统运作已基本稳定,实施顾问就只需每周安排一天时间到客户处检查数据情况,到次月初就可以配合客户财务进行成本核算,并出相关财务报表。


  在上线过程中,双方互相配合,有问题及时提出,顾问及时解答,有需要研发更改系统程序的,则会提交需求给研发解决,系统解决不了需要客户另想办法的也向客户说明,取得客户的理解。上线过程比较顺畅,双方互相理解,合作推进项目的进程。

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